In einem vorherigen Beitrag habe ich Ihnen aufgezeigt wie Kleinsalden über die Einrichtung eines Debitorenpools und einer entsprechenden Filterung in der Inkassimaske ausgebucht werden können. Hier nochmals die zugehörigen Screenshots zur Erinnerung.

Problem
Was in dem vorherigen Beitrag nicht im Detail angesprochen wurde ist ein Problem, das immer dann zu Tage tritt, wenn negative Kleinsalden ausgebucht werden sollen. In diesen Fällen generiert Dynamics AX die folgende Fehlermeldung und unterbricht den Ausbuchungsvorgang.

Ursächlich für diese Fehlermeldung ist die Aktivierung des folgenden Debitorenparameters, welcher sicherstellt, dass bei der Ausbuchung der offenen Position eine entsprechende Steuerkorrektur durchgeführt wird (siehe den folgenden Screenshot).

Hinweis: Ist der Parameter „Separate Mehrwertsteuer“ nicht aktiviert, so wird die Fehlermeldung nicht generiert und die Abschreibung der offenen Posten kann gebucht werden. Eine Deaktivierung des Parameters ist allerdings keine Option, da eine Steuerkorrektur regelmäßig erforderlich ist.

Neben der aufgezeigten Problematik der Abschreibung negativer Debitorensalden tritt die oben erwähnte Fehlermeldung auch dann auf, wenn auf den ersten Blick alles in Ordnung erscheint. Beispiel:

In solchen Fällen liegt die Ursache für die Fehlermeldung zumeist in dem Umstand begründet, dass der Gesamtsaldo des Debitors einen negativen Betrag beinhaltet.

Lösungsmöglichkeit 1
Um die aufgezeigten Probleme zu beheben bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit den Fehler zu vermeiden besteht darin, die in den folgenden beiden Screenshots aufgezeigten Codeanpassungen umzusetzen.


Im Ergebnis lässt sich nun zum einen der negative Debitorensaldo – einschließlich der zugehörigen Steuerkorrektur – ausbuchen.


Zum anderen können durch die Codeanpassung auch solche Kleinsalden ausgebucht werden, die Gutschriftspositionen beinhalten. Beispiel:

Hinweis: Wie man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen kann, fasst Dynamics AX die zugehörigen Sachkontobuchungen zusammen und bucht diese nicht einzeln aus. Für den Fall dass die auszubuchenden Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen gebucht wurden, erfolgt eine entsprechende anteilige Steuerkorrektur entsprechenden verschiedenen Steuersätzen.

Lösungsmöglichkeit 2
Für den Fall dass keine Codeanpassung erwünscht ist bzw. für den Fall dass Sie mit älteren Dynamics AX Versionen arbeiten, in denen die Inkassifunktion noch nicht zur Verfügung steht, bietet sich die folgende alternative Vorgehensweise zur Ausbuchung von Kleinsalden an, auf die mich ein Kollege aufmerksam gemacht hat.

Schritt 1: Anlage eines neuen Debitoren Zahlungserfassungsjournals

Schritt 2: Erstellung eines Zahlungsvorschlags

Schritt 3: Filterung der auszubuchenden Kleinbeträge

Hinweise:
Die Selektion der auszubuchenden Beträge findet hier über ein SQL statement statt. Siehe hierzu auch die Hinweis auf der folgenden Seite.
Im Gegensatz zur weiter oben aufgezeigten Lösungsmöglichkeit 1 wird aufgrund der hier verwendeten Abfrage nicht auf den Gesamtsaldo des Debitors abgestellt, sondern auf Einzelbuchungen.

Schritt 4: Änderung der Zahlungsmethode
Um sicherstellen zu können dass die hier durchgeführten Ausbuchungen nicht gegen ein Zahlungs-(Bank-)Konto durchgeführt werden, empfiehlt sich die Einrichtung einer eigenen Zahlungsmethode mit einem entsprechend hinterlegten Abschreibungskonto (im Beispiel Konto 618170). Für die auszubuchenden Transaktionen ist demnach die Zahlungsmethode in der Zahlungsvorschlagsmaske entsprechend abzuändern, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Schritt 5: Auswahl Steuergruppen
Um sicherstellen zu können dass die entsprechenden Ausbuchungen auf den Debitorenkonten mit einer steuerlichen Wertkorrektur durchgeführt werden ist schließlich im letzten Schritt vor der Journalbuchung sicherzustellen, dass die entsprechenden Mehrwertsteuergruppen und Artikelmehrwertsteuergruppen hinterlegt werden.

Dieser Beitrag befasst sich damit, wie mit Kleinsalden auf Kundenkonten umgegangen werden kann, bzw. wie sich diese vermeiden lassen.

Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen haben keine Bewandtnis in Dynamics AX Systemen in denen der Debitorenparameter „automatischer Ausgleich“ aktiviert ist.

Beispiel: Nach Buchung einer Freitextrechnung über 5000 $ kann man in der Debitorenbuchungsmaske den folgenden Eintrag erkennen.

Nach Fälligkeit der offenen Position überweist der Kunde lediglich 4995 $, d.h. er zahlt 5 $ zu wenig. Die Kundenzahlung wird hierbei über ein Kundenzahlungserfassungsjournal erfasst und mit der offenen Position für den Ausgleich markiert wie dies in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Hinweis: Anders als im vorstehenden Screenshot aufgezeigt kann der auszugleichende Betrag von 5000 $ auch auf 4995 $ reduziert werden, was allerdings nichts am Ergebnis ändert. Wird diese Reduktion nicht vorgenommen – wie im aufgezeigten Beispiel – so erscheint beim Schließen der Maske die folgende Meldung:

Nach Buchung der Kundenzahlung verbleibt schließlich aufgrund der Unterzahlung von 5 $ ein gleichlautender Saldo auf dem Kundenkonto. Der folgende Screenshot zeigt dies nochmals auf.

Wenn Sie solchen offenen Kleinbeträgen z.B. aus Kostengründen nicht nachgehen möchten, dann stellt sich zum einen die Frage wie mit solchen Kleinsalden umgegangen werden kann, d.h. wie diese schnell und effizient bereinigt werden können. Zum anderen stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, wie sich solche Kleinsalden von vorne herein vermeiden lassen.

Bereinigung von Kleinsalden
Eine Möglichkeit Kleinsalden auf Kundenkonten zu bereinigen besteht darin, einen Debitorenpool im Debitorenmodul anzulegen und die hierüber identifizierten Beträge abzuschreiben. Die folgenden Screenshots zeigen Ihnen diese Vorgehensweise beispielhaft auf.

Schritt 1: Einrichtung eines Debitorenpools mit Filterung auf Kleinsalden

Schritt 2: Verarbeitung der periodischen Debitorenfunktion “Fälligkeitsmomentaufnahme für Debitor“

Schritt 3: Abschreibung der über den Debitorenpool identifizierten Kleinsalden

Vermeidung von Kleinsalden
Um Kleinsalden auf Kundenkonten gänzlich zu vermeiden kann von der vollständigen Ausgleichsfunktion Gebrauch gemacht werden, die standardmäßig für Dynamics AX Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Verfügung steht. Um diese Funktion auch in anderen Ländern nutzen zu können, sind einfach die Länderschlüssel in der Maske „CustOpenTrans“ zu löschen bzw. alternativ weitere Länderschlüssel hinzuzufügen.

Das folgende Beispiel zeigt die Auswirkung dieser Systemmodifikation auf.

Beispiel: Für den gleichen Kunden der bereits im eingangs dargestellten Beispiel verwendet wurde, wird erneut eine Freitextrechnung erfasst; diesmal allerdings in Höhe von 6000 $. Des Weiteren wird angenommen, dass der Kunde 10 $ zu wenig zahlt, d.h. lediglich 5990 $ bei Fälligkeit der Rechnung überweist. Wie zuvor wird auch in diesem Beispiel die Kundenzahlung über ein Kundenzahlungsjournal erfasst und mit der offenen Position markiert.

Im Unterschied zum vorherigen Beispiel wird nun allerdings der durch die Anpassungsprogrammierung neu hinzugekommene Parameter „vollständiger Ausgleich“ ausgewählt. Das Ergebnis dieser Parameterauswahl ist, dass die 10 $ Unterzahlung als gewährter Debitorenskonto klassifiziert und gebucht werden. (Hinweis: Das für diese Buchung verwendete Sachkonto stammt hierbei aus den im Hauptbuch eingestellten Automatikkonten).

Nachdem die Buchung der Kundenzahlung derart durchgeführt wurde, kann man schließlich auf dem Kundenkonto neben der Rechnungs- und Zahlungsbuchung eine Skontobuchung in Höhe der akzeptierten Unterzahlung des Kunden erkennen.

Abschließender Hinweis: Die hier dargestellte vollständige Ausgleichsfunktion ist auch auf Kreditorenseite verfügbar und kann durch eine Modifikation der VendOpenTrans Maske allgemein verfügbar gemacht werden.