Speicherung und Email-Übermittlung von elektronischen Berichtsdokumenten

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Dieser Beitrag zeigt auf, wie man sog. elektronische Berichtsdokumente wie z.B. ein Zahlungsavis zum einen per Email an Lieferanten übermitteln kann. Darüber hinaus wird dargestellt wie man elektronische Berichtsdokumente standardmäßig speichern und bei Bedarf wiederverwenden kann falls bspw. ein Lieferant eine Kopie des Zahlungsavis anfordert.

 

Benutzerbenachrichtigungen über neu angelegte Sachkonten mit Hilfe von MS Flow

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In diesem Beitrag wird dargestellt wie bestimmte Mitarbeiter z.B. über neu angelegte Sachkonten benachrichtigt werden können. Obwohl derzeit weder Alerts noch D365FO MS Flow Trigger verfügbar sind kann mit Hilfe der D365FO Standardfunktionen sowie MS Flow eine entsprechend Benachrichtigung bereits jetzt schon erfolgen ohne dass irgendeine Anpassung erforderlich ist. Aber sehen sie selbst…

Emailübermittlung von Dokumenten

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In diesem Beitrag betrachten wir, wie man Emails mit Dokumentenanhängen an Kunden übermitteln kann. Für den Fall dass keine Email angegeben wurde, wird aufgezeigt wie das Dokument automatisiert gedruckt werden kann und für den Fall dass eine falsche Emailadresse verwendet wurde an die keine Zustellung erfolgen kann wird dargestellt, wie man mit Hilfe von MS Flow und anderen Produkten aus dem MS Stack derart fehlgeschlagene Übermittlungen nachhalten kann.

 

 

 

 

 

 

Go Live Checkliste

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Ausgehend von einem früheren Beitrag meines MVP Kollegen Fredrik (siehe: https://dyntips.com/2017/08/02/data-validation-checklist/) habe ich mir die sog. Prüfliste für die Datenvalidierung einmal näher betrachtet um diese
(a)
für die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung und
(b)
für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans zu nutzen.

Da es sich beim zweiten Punkt grundsätzlich immer um eine firmenspezifische Einstellung handelt, betrachten wir uns im Folgenden die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung. Auch wenn darauf nicht näher eingegangen wird, können die aufzeigten Einstellungen und Prinzipien analog auch für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans genutzt werden.

Um die erwähnte Validierungscheckliste für die Systemeinrichtung zu erstellen, ist zunächst ein neues Projekt, wie im folgenden Screenshot dargestellt, zu erstellen.

Anschließend kann die Konfiguration der Checkliste über den folgenden Konfigurationsbutton angegangen werden.

Im Rahmen dieser Konfiguration sind zunächst die Aufgabenbereiche (task areas) zu spezifizieren. Diese Spezifikation kann glücklicherweise mit Hilfe des D365FO Excel-Addins vorgenommen werden, was den Einrichtungsprozess erheblich erleichtert und beschleunigt.

Die Einrichtung der Aufgabenbereiche kann auf unterschiedliche Art und Weise vorgenommen werden. Ich habe mich dafür entschieden die Einrichtung den D365FO Modulen folgend vorzunehmen. Wenn sie den gleichen Ansatz wählen wollen, können sie das beigefügte Dokument (SampleGoLiveChecklistTaskAreas) herunterladen und für den Import in D365FO nutzen. Bitte beachten sie, dass ich hierbei die Bezeichnung der einzelnen Aufgabenbereiche in Englisch vorgenommen habe. Die Übersetzung dieser Aufgabenbeschreibung ins Deutsche ist dem Leser überlassen.

 

Nachdem die Aufgabenbereiche eingerichtet wurden, können die juristischen Personen für welche die Checklisten eingerichtet werden ausgewählt werden.

Zuletzt können schließlich die Aufgaben eingerichtet werden. Im Rahmen dieser Einrichtung gibt es verschiedene Einrichtungselemente zu berücksichtigen, die im Folgenden näher erläutert werden.

 

Nr. 1: Aufgabe
Im Aufgabenbeschreibungsfeld ist zu detaillieren was Inhalt der konkreten Aufgabe ist

Nr. 2. Bereich
Das Bereichsfeld verknüpft die Aufgabe mit dem zuvor eingerichteten Aufgabenbereich.

Nr. 3: Menüelementname
Der Menüelementname erlaubt die Hinterlegung einer Verknüpfung über die man unmittelbar in die Einrichtungsmaske verzweigen kann, um die erforderlichen Einstellungen vorzunehmen.

Bei dem Menüelementnamensfeld handelt es sich nach Ansicht d. Verf. um die wichtigste Funktion der Aufgabenliste. Die Zuordnung des Menüelementnamensfeldes ist allerdings ein sehr mühseliger und zeitaufwendiger Prozess. Um diese Einrichtung zu beschleunigen habe ich daher die im Anhang beigefügte Liste (SampleGoLiveChecklist) erstellt, die sie gerne herunterladen, modifizieren und nutzen können. Wie zuvor auch gilt allerdings hierbei die Einschränkung, dass ich diese Liste nur mit englischen Aufgabenbezeichnungen verfügbar habe und die Übersetzung ins Deutsche dem Leser überlassen ist.

 

Nr. 4: Anzeigereihenfolge
Das Anzeigereihenfolgefeld erlaubt die Spezifikation der Sortier- bzw. Anzeigereihenfolge der eingerichteten Aufgaben.

Nr. 5 & 6: Status und Zugewiesen zu
Über das Status und ‚zugewiesen zu‘ Feld kann der aktuelle Status und die Verantwortlichkeit einer Aufgabe nachverfolgt werden.

Nr. 7: Anhänge
Über die Dokumentenanhangsfunktion können für die verschiedenen Aufgaben Kommentare, Verknüpfungen (z.B. zu VSTS backlog items) und Dokumente (z.B. zur Dokumentation der vorgenommenen Einstellungen) hinterlegt werden.

Wenn sie die Beispiel Aufgabenbereiche und Aufgaben aus den zum Download bereitgestellten Dokumenten in D365FO importiert haben, sollten sie eine Aufgabenliste in ähnlicher Form wie im folgenden Screenshot dargestellt betrachten können.

Bei der Aufgabenliste, den Menüelement-Verknüpfungen und den Dokumentenanhang Funktionalitäten handelt es sich um sehr mächtige Funktionalitäten. Wenn sie es bis hierhin geschafft haben fragen sie sich allerdings vielleicht wie sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter über die von ihnen auszuführenden Arbeiten informiert werden. Dies ist eine wichtige Frage, da die definierten Aufgaben keine Verknüpfung zu den sog. Arbeitsaufgaben aufweisen, die Mitarbeiter beim Öffnen von D365FO unmittelbar betrachten können. Da es zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels keine Möglichkeit zur Einstellung von sog. Alert gibt und es MS Flow an entsprechenden D365FO Triggern fehlt scheiden auch diese beiden Alternativen aus. Das einzige Standardinstrument scheint demnach aktuell MS PowerApps zu sein, welches eine Zuordnung und Information der Mitarbeiter ermöglicht.

MS PowerApps wird mit einer Standardverknüpfung zu D365FO und den entsprechenden Validierungstabellen ausgeliefert, wie man dem nächsten Screenshot entnehmen kann.

Nach einigen zusätzlichen Prüfungen und Tests der MS PowerApp Funktionen ist d. Verf. allerdings der Ansicht, dass eine unmittelbare Bearbeitung der Aufgaben über den D365FO Arbeitsbereich, einfacher, schneller und effektiver ist als über Zusatztools wie z.B. MS PowerApps, alerts, usw., da es hier leicht zu einer Überflutung mit Hinweisen, Änderungsstatus, usw. kommen kann.

 

Ich hoffe, dass ihnen dieser Beitrag gefallen hat und die bereitgestellten Einrichtungsdokumente weiterhelfen. Bis zum nächsten Beitrag.

Dynamics 365 Hauptbuch Excel Journalimporte

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Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige Erfahrungen teilen, auf die ich im Rahmen des Excel-Imports von Buchungszeilen in allgemeine Hauptbuchjournale gestoßen bin. Das Ganze begann damit, dass ich zunächst die im Standard verfügbaren Exceljournal-Vorlagen für die Aufbereitung und den Import von Journalbuchungen nutzen wollte.

Nachdem ich zunächst eine einfache Buchungszeile im Journal erstellt hatte testete ich den Excel-Vorlagen Export und stellte fest, dass die Vorlage (1) einen Verweis auf das Journal und (2) einen Verweis auf das im Journal verwendete Sachkonto enthielt.

Soweit funktionierte alles wie erwartet. Anstatt jedoch nur Sachkonten zu erfassen wollte ich neben Sachkonten auch (a) Finanzdimensionen in Excel eingeben und hochladen können. Darüber hinaus wollte ich über die Excel-Vorlage auch (b) neue Hauptbuchjournale erstellen können. Im Folgenden betrachten wir uns im Detail, wie die beiden Punkte (a) und (b) realisiert werden können.

 

(a) Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen
Mein erstes Problem der Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen konnte relativ einfach über die Erweiterung der Vorlage um das account display value Feld erreicht werden, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Bei näherer Betrachtung stellte sich allerdings heraus, dass die Nutzung des account display value Feldes zwar mein Problem löste, die Erfassung meiner Buchungszeilen zunächst allerdings scheinbar nicht vereinfachte, weil ich die Kombination der verschiedenen Finanzdimensionsgrößen wie Kostenstelle, Kostenträger, usw. nicht auswendig kannte. Eine Hilfestellung bot mir hier die Finanzdimensionskonfigurationsmaske im Hauptbuch, welche das Format der zu verwendenden Finanzdimensionen aufzeigte.

Nachdem ich die richtige Aneinanderreihung von Sachkonto und Finanzdimensionen ausfindig machen konnte, musste ich allerdings feststellen, dass das Office Add-in keine Hilfestellung bei der Eingabe bereitstellte und Hinweise auf die verfügbaren bzw. zulässigen Finanzdimensionswerte gab. Glücklicherweise ließ sich auch für diese Problemstellung relativ rasch eine Lösung finden, die in Form einer kleinen Anpassungsprogrammierung bestand, welche auf der folgenden Webseite näher beschrieben ist. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/financial/dimensions-overview.

Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft das Ergebnis dieser Anpassungsprogrammierung aus einer anderen D365 Umgebung auf und stellt dar, dass sowohl Sachkonten als auch Finanzdimensionen in eigenen Feldern und mit Hilfe eines Verweises auf die zulässigen Finanzdimensionsgrößen in der Excel-Vorlage dargestellt werden.

Nachdem ich scheinbar alle Probleme meiner ersten Zielsetzung lösen konnte, musste ich beim erneuten Öffnen eines anderen Buchungsjournals feststellen, dass all meine vorgenommenen Anpassungen verschwunden waren und nicht automatisch in der Vorlage abgespeichert wurden.

Um auch dieses Problem zu lösen ging ich daran eine eigene Excel-Vorlage zu erstellen. Es stellte sich schnell heraus, dass dies einfacher war als gedacht, da man die bestehenden Vorlagen nutzen und erweitern konnte. Hierfür ist es erforderlich im Allgemeinen Modul die Dokumentenvorlage zu öffnen, die entsprechende Vorlage herauszusuchen…

… und zu exportieren.

Beim Export der Vorlage ist insbesondere auf den Dateinamen zu achten, da er später beim Import der modifizierten Vorlage eine entscheidende Rolle spielt. Hierzu später mehr.

In meinem Beispiel habe ich die Vorlage unter gleichem Namen mit der Endung L1 abgespeichert und die entsprechende Zahlenkombination aus dem Dateinamen gelöscht.

Anschließend habe ich die Vorlage geöffnet und entsprechend modifiziert.

Danach ging ich daran das modifizierte Excel-Dokument als neue Vorlage in D365 bereitzustellen. Diese Bereitstellung kann über die Erstellung einer neuen Vorlage und der Auswahl der überarbeiteten Exceldatei erfolgen, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Bitte beachten Sie, dass der Vorlagen Name automatisch mit dem Namen der hochgeladenen Datei befüllt wird. In meinem Beispiel mit dem Dateinamen, der mit L1 endet. Um die Vorlage später nutzen zu können ist es entscheidend die hinzugefügte Endung zu löschen und die Vorlage genau wie die mit der Standardapplikation ausgelieferten Vorlage zu bezeichnen. Andernfalls funktioniert die Nutzung der Vorlage nicht.

Unter der Annahme, dass sie alle erwähnten Klippen soweit umschiffen konnten, können sie nach dem Hochladen der neuen Vorlagendatei diese schließlich nutzen um Buchungen zu erfassen und nach D365 zu veröffentlichen. Die nächsten Screenshots zeigen dies exemplarisch auf.

 

(b) Erstellung neuer Hauptbuchjournale
Die soeben aufgezeigte Nutzung von Excel-Vorlagen zur Erfassung von Buchungen ist soweit sehr nützlich. Bislang waren allerdings alle meine Vorlagen immer mit einem bestehenden Journal verknüpft. Meine ursprüngliche Zielsetzung bestand nun allerdings auch darin neue Hauptbuchjournale mit Hilfe der Excel-Vorlage zu erstellen.

Im Folgenden betrachten wir uns, wie die Erstellung von neuen Journalen mit Hilfe der Excel-Vorlage umgesetzt werden kann. Um dies nicht zu einfach zu machen, werden wir ein bestehendes Journal exportieren um die dort gebuchten Zeilen in ein neues Journal zu importieren und dort zu buchen. Mein erster Schritt bestand demnach darin ein beliebiges bereits gebuchtes Journal auszuwählen und die Buchungszeilen in die neu erstellte Excel-Vorlage zu importieren.

Anschließend positionierte ich meinen Cursor in den Kopfbereich der Vorlage, wählte ‚Neu‘ im Office-Add in und veröffentlichte die Änderung.

Nach der Veröffentlichung wurde nun eine neue Journalnummer (00459) sichtbar…

… und im D365 Webclient konnte man ein neu erstelltes Journal identifizieren.

Für die Erstellung neuer Journale steht standardmäßig kein Lookup zur Verfügung. Um neue Journale über die Excel-Vorlage erstellen zu können muss demnach der Name des Journals – im Beispiel GenJrn – bekannt sein.

Nach der ersten Euphorie über das neu erstellte Journal stellte sich bald schon allerdings die Ernüchterung ein. Diese Ernüchterung lag darin begründet, dass ich die bestehenden Journalzeilen löschen, modifizieren und veröffentlichen wollte, die Veröffentlichung allerdings nicht glückte. Stattdessen wurde eine Menge an Fehlermeldungen in der Excelvorlage angezeigt. Nach der Analyse der Fehlermeldungen kam ich auf den Gedanken, dass mit der Verknüpfung des Journalkopfs und den Journalzeilen nicht stimmen konnte. Um dies zu prüfen, habe ich das journal batch number Feld in die Excel-Vorlage eingebaut. Nach einer Aktualisierung der Daten zeigte sich, dass die Zeilen nach wie vor die Verknüpfung zum alten Journal (Nr. 00001) aufwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Durch die Änderung der bestehenden Journalzeilen habe ich demnach versucht bereits gebuchte Transaktionen zu ändern, was D365 erwartungsgemäß nicht erlaubte. Um nun die Buchungszeilen in mein neu erstelltes Journal hochladen zu können habe ich die bestehenden Journalzeilen kopiert, an das Ende der Vorlage gestellt und mit einer neuen Journalnummer und einem neuen Buchungsdatum versehen.

Die so modifizierten Daten ließen sich schließlich nach D365 hochladen und entsprechend buchen.

Ich hoffe, dass Ihnen die hier vorgestellten Erfahrungen rund um die Excel-Vorlagen helfen ähnliche Fettnäpfchen zu umgehen. Bis zum nächsten Beitrag.