Im Rahmen dieses Beitrags möchte ich auf zwei Fragestellungen eingehen denen ich in der Vergangenheit des Öfteren begegnet bin.

Frage 1:
Wie kann man sicherstellen dass nur bestimmte Benutzer Zugriff auf bestimmte Journale haben und diese anlegen und bearbeiten können?
Frage 2:
Wie kann man andere daran hindern von einem selbst erstellte Journale „wegzubuchen“?

Für die Beantwortung der ersten Frage habe ich folgendes Journal angelegt. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass dieses Journal mit einer Einschränkung auf eine bestimmte Benutzergruppe angelegt wurde, der lediglich ein Benutzer „DOC“ zugeordnet wurde.

Im zweiten Schritt habe ich ein Buchungsjournal vom Hauptbuchhalter „DOC“ anlegen lassen …

… um nach einem login mit einem anderen Benutzer („PROF“) zu versuchen das Journal zu buchen. Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis dieses Versuches auf.

Wie sie aus dem obenstehenden Screenshot erkennen können, kann der andere Benutzer das Journal nicht identifizieren und buchen, da er nicht der hinterlegten Benutzergruppe zugehört.

Hinweis: Andere als in der Benutzergruppe zugeordnete Benutzer können das entsprechende Journal „DOC“ nicht einmal auswählen und anlegen (siehe den folgenden Screenshot).

Für die Beantwortung der zweiten Frage habe ich ein zweites Hauptbuchjournal angelegt, das ich diesmal nicht mit einer Benutzergruppe verknüpft habe. Stattdessen habe ich alle Systembenutzer über die Buchungseinschränkungsmaske ausgewählt.Ergebnis:
Nachdem der Hauptbuchhalter „DOC“ ein Journal diesen Namens angelegt hat…
… können andere Nutzer – hier „PROF“ – das Journal zwar identifizieren aber aufgrund der hinterlegten Buchungseinschränkung nicht buchen.

Zusammenfassung:
Wie aufgezeigt können bestimmte unberechtigte Nutzer über die Hinterlegung einer privaten Benutzergruppe daran gehindert werden bestimmte Buchungsjournale anzulegen und zu buchen.
Die Nutzung der Buchungseinschränkungsfunktion ist im Vergleich zur Hinterlegung einer privaten Benutzergruppe weniger restriktiv und erlaubt zumindest die Ansicht, Prüfung und Korrektur von Buchungsjournalen, nicht aber deren Durchbuchung.

Ich hoffe dass Ihnen die Informationen in diesem Beitrag helfen konnten und würde mich freuen Sie auch in den nächsten Beiträgen wieder zu sehen.