Im vorherigen Beitrag habe ich Ihnen aufgezeigt welchen Effekt die Nutzung der sog. effektiven Arbeitsrate auf die Projektkosten und den Ausweis selbiger in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) haben kann. In diesem Beitrag möchte ich das Augenmerk auf eine weitere Projektfunktion richten – indirekte Kosten – die ähnliche finanztechnische Effekte hervorrufen kann.

Da die Einrichtung und Nutzung von indirekten Kosten bereits auf zahlreichen Internet-/Blog-Seiten beschreiben ist (siehe z.B. Blog-Link) möchte ich an dieser Stelle nicht weiter auf die grundlegende Einrichtung eingehen, sondern den Blick vielmehr auf die Finanz- und Controlling-Seite legen. Für diesen Zweck wurden die folgenden indirekten Kostensätze eingerichtet:

Diese Kostensätze definieren, dass für jede gebuchte Projektstunde zusätzlich 5 EUR an indirekten Kosten, 6 EUR an Erlösabgrenzung bzw. 7 EUR an den Kunden berechnet bzw. gebucht werden.

Um Ihnen den Effekt der unterschiedlichen indirekten Kostenraten aufzuzeigen, wurde für die folgenden Darstellungen ein Aufwandsprojekt mit Erlösantizipation verwendet.

Auf dieses Projekt wurden im ersten Schritt 20 Stunden (mit einem Projektstundensatz von 50 EUR/Stunde) an Projektzeiten gebucht. Das Ergebnis dieser Buchung kann im folgenden Screenshot betrachtet werden:

Was Sie dem obenstehenden Screenshot entnehmen können, sind zum einen die Projektkosten in Höhe von 1000 EUR (20 Stunden * 50 EUR/Stunde), sowie die hiermit gleichzeitig gebuchten indirekten Kosten in Höhe von 100 EUR (20 Stunden * 5 EUR/Stunde).
Daneben kann über die hellblau hervorgehobenen Buchungszeilen die zusätzlich generierte Erlösabgrenzung in Höhe von 120 EUR (20 Stunden * 6 EUR/Stunde) identifiziert werden.
Schließlich kann man den rot hervorgehobenen Zeilen entnehmen, dass der Kunde 140 EUR für die gebuchten indirekten Kosten zusätzlich in Rechnung gestellt bekommt.

Betrachtet man sich die Rechnungsbuchung, so erkennt man diesen zusätzlich berechneten Betrag sehr einfach, da er auf das gleiche Erlöskonto gebucht wird wie die gewöhnlichen Projektumsatzerlöse (im folgenden Screenshot rot hervorgehoben).

(Hinweis: die ersten vier Buchungszeilen stellen die Umkehrung der bei der Stundenbuchung vorgenommenen Erlösabgrenzung dar).

Der nächste Screenshot fasst nochmals alle gebuchten Transaktionen zusammen und beinhaltet darüber hinaus eine Buchung über 4000 EUR, welche die Lohn- und Gehaltszahlung des Mitarbeiters repräsentiert. Diese letzte Buchungszeile wird für die folgende Darstellung bzw. Vergleich in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) benötigt.

Die erfassten Beispieldaten sind in der folgenden GuV Darstellung in der ersten Spalte enthalten. Dieser kann man entnehmen, dass neben Umsatzerlösen in Höhe von 2140 EUR (2000 EUR + 140 EUR indirekte Kostenbelastung), Umsatzkosten in Höhe von 1100 EUR (1000 EUR + 100 EUR indirekte Kosten) entstanden sind, was zu einem Rohertrag in Höhe von 1040 EUR bzw. 48,6% führt.

In der zweiten Spalte wird davon ausgegangen, dass Projektkunden die zusätzliche indirekte Rechnungsrate von 140 EUR nicht zahlen und stattdessen nur von der indirekten Kostenrate Gebrauch gemacht wird. Aufgrund dessen ergibt sich erwartungsgemäß eine geringere Rohertragsmarge in Höhe von 45%.
Die letzte Spalte stellt schließlich eine Situation gegenüber in der von den indirekten Projektkosten kein Gebrauch gemacht wird. Auch hier ergibt sich aufgrund dessen eine andere Rohertragsmarge in Höhe von 50%.

Basierend auf diesem Vergleich kann man schlussfolgern, dass der Einsatz der indirekten Projektkostenfunktion einen Einfluss auf den Ergebnisausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung ausüben kann und einen gewissen Spielraum für „Bilanzpolitik“ einräumt.

Ein zweiter Gesichtspunkt auf den ich an dieser Stelle eingehen möchte bezieht sich auf die Kosten, die über die indirekte Kostenfunktion auf Projekte verteilt werden können.
In diesem Zusammenhang führt IAS 11 aus, dass lediglich solche indirekten Kosten die im unmittelbaren Zusammenhang mit einem Projekt stehen auf Projekte verteilt werden dürfen. Allgemeine Kosten der Verwaltung, Vertriebskosten, F&E Kosten, usw. dürfen hingegen nicht auf Projekte umgelegt (verteilt) werden. Da viele nationale Standardsetter ähnliche Vorschriften beinhalten kann man davon ausgehen, dass regelmäßig nur direkt im Zusammenhang mit Projekten stehende Kosten auf diese verteilt werden können.

Diese allgemeine Buchhaltungsvorschrift ist für die Anwendung der indirekten Kostenfunktion im Dynamics AX Projektmodul insofern problematisch als dass die meisten direkt zurechenbaren indirekten Kosten (wie z.B. Abschreibungen für im Projekt eingesetzte Anlagen & Maschinen) in keinem unmittelbarem Zusammenhang zu den Produktstundenbuchungen stehen. Die Problematik besteht an dieser Stelle darin, dass die indirekte Kostenfunktion lediglich für Projektstundenbuchungen zur Verfügung steht.

Man könnte nun zwar versuchen alle indirekten Projektkosten über einen allgemeinen indirekten Produktstundensatz abzubilden. Fraglich hierbei ist allerdings ob Prüfer einen solchen „Pauschalsatz“ anerkennen würden, da er nicht dem Verursachungsprinzip entspricht.

Zusammengefasst lässt sich somit an dieser Stelle festhalten, dass sich zwar über den Einsatz der indirekten Kostenfunktionalität im Projektmodul in einem gewissen Maße Bilanzpolitik betreiben lässt, dass der allgemeine Einsatz dieser Funktion allerdings entscheidend davon abhängt ob Prüfer bzw. nationale Rechnungslegungsbehörden diesen akzeptieren oder nicht.