Manuelle Buchungserfassungen können in Dynamics AX sehr schnell zeitaufwendig werden insbesondere dann, wenn viele Finanzdimensionswerte wie Kostenstellen, Kostenträger, usw. zu erfassen sind. Glücklicherweise gibt es verschiedene Standardfunktionen, welche einem die manuelle Erfassung von Buchungsbelegen erleichtern. Nachfolgend sollen einige dieser Buchungsschnellerfassungen dargestellt werden.

Sachkontoalias
Eine erste Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von sog. Sachkontoalias, die im Hauptbuch angelegt, aber auch in anderen Modulen wie z.B. dem Kreditoren- oder Projektmodul genutzt werden können. Die Einrichtung von Sachkontoalias gestaltet sich recht einfach, da für eine bestimmte Buchungskombination (bestehend aus Sachkonto und Finanzdimensionen) ein eindeutiger Schlüssel angelegt wird.

Anstatt mühsam Sachkonten und Finanzdimensionen manuell erfassen zu müssen, kann im Buchungsjournal einfach der eingerichtete Sachkontoalias-Schlüssel eingegeben werden. Dynamics AX ersetzt diesen Schlüssel bei der Betätigung der Tab-Taste durch die entsprechende Buchungskombination, so dass die Buchung nur noch geprüft und ggf. vervollständigt werden muss. Im folgenden Beispiel wird die Finanzdimension „Department“ ergänzt, weil dieses nicht über den Buchungsschlüssel vordefiniert wurde.

Standardkontoeinstellungen
Eine zweite Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Standardkontoeinstellungen im Kreditorenmodul. Diese Einstellungen können zum einen auf Ebene der Kreditorengruppe als auch auf Ebene des einzelnen Kreditors vorgenommen werden. Beispiel:

Wird das entsprechende Kreditorenkonto ausgewählt, so schlägt Dynamics AX automatisch das entsprechende Sachkonto zur Buchung vor. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot.

Excel add-in
Eine dritte Möglichkeit manuelle Buchungen schnell in AX erfassen und buchen zu können ist deren Aufbereitung in einem Excel-Vorlagendokument sowie ein entsprechender Upload dieser Buchungen nach Dynamics AX. Einzelheiten zu dieser Funktionalität wurden bereits in früheren Beiträgen aufgezeigt. Von daher wird an dieser Stelle auf weitergehende Ausführungen verzichtet. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Buchungsvorlagen
Die letzte im Rahmen dieses Beitrags dargestellte Möglichkeit für die Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Buchungsvorlagen. Buchungsvorlagen können bspw. in Hauptbuch- oder Kreditorenrechnungsjournalen angelegt und für die spätere Widerverwendung gespeichert werden. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar.

Nachdem die Buchungsvorlagen angelegt wurden, können diese zu einem späteren Zeitpunkt über eine entsprechende Selektion abgerufen und wiederverwendet werden. Beispiel:

Zusammenfassend kann man somit an dieser Stelle festhalten, dass Dynamics AX verschiedene Möglichkeiten zur Schnellerfassung von Buchungsbelegen bietet. Alle aufgezeigten Möglichkeiten erlauben vor der Durchführung der Buchung eine entsprechende Überarbeitung und ggf. notwendige Änderung der vorgeschlagenen Buchungen und ermöglichen somit einen flexiblen Einsatz.