Manchmal stößt man in Dynamics AX auf Situationen in denen Standardberichte nicht bzw. nicht in der gewünschten Form zur Verfügung stehen. In solchen Situationen muss man nicht unmittelbar einen Kollegen aus der IT-Abteilung einbinden um eine Systemanpassung in Form eines neuen Berichtes umzusetzen, sondern man kann sich auch Dokumentenvorlagen für die Berichterstattung bzw. Kommunikation mit externen Partnern/Stakeholdern zu Nutze machen.

Wie derartige Dokumentenvorlagen in Dynamics AX erstellt und genutzt werden können ist bereits an verschiedenen Stellen beschrieben. Siehe hierzu bspw. die Ausführungen auf TechNet und auf den auf diesem Blog verfügbaren Dynamics AX Links. Ein Nachteil dieser Beschreibungen besteht darin, dass diese regelmäßig sehr abstrakt gehalten sind und daher allenfalls als Idee für eine Umsetzung in Dynamics AX verwendet werden können. Aufgrund dessen soll in diesem Beitrag die Nutzung von Dokumentenvorlagen anhand eines konkreten Beispiels aufgezeigt werden.

Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist die Problemstellung dass Lieferanten eine durchgeführte Zahlung keiner Rechnung zuordnen können und daher um die Übermittlung einer Zahlungsinformation bitten. Grundsätzlich bestehen hier die Möglichkeit dem Lieferanten ein zuvor abgespeichertes Zahlungsavis – Hinweis: Standardmäßig unterstützt Dynamics AX keinen Wiederholungsdruck von Zahlungsavisen – oder einen Screenshot bzw. Ausdruck der Zahlungshistorienmaske zukommen zu lassen. Da sich die Suche nach abgespeicherten Zahlungsavisen häufig als schwierig erweist und die Übermittlung eines Bildschirmdrucks nicht immer gewünscht ist, wird nachfolgend die Nutzung von Dokumentenvorlagen für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten aufgezeigt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass sich Dokumentenvorlagen nicht für die Massenkommunikation mit externen Stakeholdern (Kunden, Lieferanten, etc.) eignen, sondern für unregelmäßig vorkommende einmalige Kommunikationen. Dies liegt darin begründet, dass bei Dokumentenvorlagen die Funktion der Mehrfachauswahl – sog. multi-select – nicht zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Nutzung der hier aufgezeigten Funktionalität nicht auf die Übermittlung von Zahlungsinformationen beschränkt ist, sondern sich für alle Arten unregelmäßiger Kommunikation mit externen Stakeholdern eignet. Weitere Einsatzmöglichkeiten der hier aufgezeigten Funktion bestehen z.B. in der Erstellung und Übermittlung von offenen Kunden-/Lieferanten-Kontopositionen, Saldenbestätigungen, der Anforderung von Informationen wie Bankdaten, Zertifikaten, usw.

Die nachfolgenden Darstellungen zeigen Schrittweise auf, wie eine Dokumentenvorlage für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten genutzt werden kann.

Schritt 1: Parameter für die Dokumentenverwaltung
In den Dokumentenverwaltungsparametern im Organisationsverwaltungsmodul ist zunächst sicherzustellen, dass eine Position für MS Word Templates aufgeführt ist.

Schritt 2: Einrichtung von Abfragen
Für die Darstellung der Dynamics AX Werte im Dokument das später an den Lieferanten gesendet wird ist es erforderlich, dass entsprechende Abfragen im AOT angelegt sind. Für das hier aufgeführt Beispiel wurde die standardmäßig verfügbare Abfrage „Vend“ zweifach dupliziert. Das erste Duplikat wurde lediglich in „Vend_VendTrans“ umbenannt. Das zweite Duplikat wurde in „Vend_VendTrans_VendSettlement“ umbenannt und um die Tabelle VendSettlement erweitert, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
Hinweis: Wichtig bei den hier verwendeten Abfragen ist, dass die erste Tabelle – im obenstehenden Screenshot „VendTable“ – gleichlaufend mit dem Bereich angelegt wird, in welche die Dokumentenvorlage eingebunden wird.

Schritt 3: Einrichtung von Dokumentendatenquellen
Im nächsten Schritt sind die eingerichteten Abfragen als Dokumentendatenquellen im Organisationsverwaltungsmodul zu hinterlegen. Bei dieser Hinterlegung ist darauf zu achten, dass als Datenquellentyp „Abfragereferenz“ ausgewählt ist.

Schritt 4: Einrichtung der MS Word-Vorlage
Schließlich kann basierend auf den eingerichteten Dokumentendatenquellen über das MS Dynamics AX Addin auf die eingerichteten Abfragen referenziert werden. Nachdem die Abfragen ausgewählt wurden, können die im Dokument dargestellten Daten per drag & drop in das entsprechende Dokument eingefügt werden. Im Beispiel wurde dies derart realisiert, dass die entsprechenden Felder in MS Word Tabellen eingebunden wurden.

Im Rahmen der Erstellung der Vorlage sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Im oberen Bereich der Vorlage wurden die Belegnummer, das Belegdatum, usw. aus der Abfrage „Vend_VendTrans“ verwendet, was durch die blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um an dieser Stelle lediglich Zahlungen auszuweisen wurde für die Abfrage ein entsprechender Filter auf den Transaktionstyp „Payment“ eingerichtet. Um nicht alle Zahlungen die in der Vergangenheit an einen bestimmten Lieferanten geleistet wurden in dem Dokument aufzunehmen, wurde zudem in einer eigenen Dokumentenversion ein Datumsfilter eingefügt, der dafür sorgt, dass lediglich Zahlungen der letzten sieben Tage ausgewiesen werden.

Im unteren Bereich der Vorlage wird auf die Abfrage „Vend_VendTrans_VendSettlement“ referenziert, was ebenfalls durch eine blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um im unteren Dokumentenbereich lediglich die Rechnungsinformationen zu den oben aufgeführten Zahlungen anzuzeigen wurde schließlich auch für die zweite Abfrage ein Filter definiert, der dafür Sorge trägt, dass lediglich entsprechende Rechnungen aufgeführt werden. Darüber hinaus wurde auch hier ein entsprechender Datumsfilter eingefügt um die Anzahl der anzuzeigenden Zahlungen zu begrenzen.

Das so erstellte Vorlagendokument wurde schließlich als Word-Template abgespeichert.

Schritt 5: Hinterlegung der Dokumentenvorlage auf Sharepoint
Anschließend wurde die Dokumentenvorlage in einer eigens eingerichteten Dokumentenbibliothek auf Sharepoint abgespeichert.

Schritt 6: Einrichtung Dokumententypen
Nach der Speicherung der Dokumentenvorlage kann diese schließlich im Organisationsverwaltungsmodul mit dem Dynamics AX Client synchronisiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die entsprechende Sharepoint Seite und die verwendete Dokumentenbibliothek korrekt referenziert und die Vorlagendokumente für die Nutzung in Dynamics AX aktiviert werden.

Schritt 7: Nutzung der Vorlage
Nach Durchführung all dieser Schritte kann schließlich die Dokumentenvorlage über die Kreditorenseite aufgerufen werden. Im hier verwendeten Beispiel wurden zwei Vorlagen verwendet – eine für die Anzeige alle durchgeführten Zahlungen und eine für die Anzeige aller Zahlungen der letzten sieben Tage. Über die Beleg und Ausgleichsbelegnummer können nun die einer bestimmten Zahlung zugeordneten Rechnung identifiziert werden. Derart generierte Dokumente können schließlich z.B. als Emailanhang über die Standard MS Office Funktionen an Lieferanten übermittelt werden.

Zu beachten ist, dass die Dokumente automatisch als Dokumenten-Anhang am Kreditorenstammsatz abgespeichert werden. Dies erweist sich als hilfreich, da man später einfach nachvollziehen kann zu welchem Zeitpunkt bestimmte Informationen generiert und übermittelt wurden.

Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass es nicht immer erforderlich ist für zu erstellende Berichte Kollegen aus der IT-Abteilung einzubinden, sondern dass diese auch selbständig von Endanwendern erstellt und genutzt werden können. Auch wenn es sich hierbei nicht um eine Ideallösung handelt, eignen sich derartige Dokumentenvorlagen nach Meinung des Verfassers zumindest für einfache und in unregelmäßigen Zeitabständen wiederkehrende Dokumente, welche an externe Stakeholder des Unternehmens zu übermitteln sind.