Vor kurzem wurde ich mit einer Anforderung konfrontiert, bei der alle Kreditorenzahlungsbuchungen, welche von einem Bankkonto aus vorgenommen wurden, zusammengefasst und nicht einzeln gebucht werden sollten. Im konkreten Fall erstellte Dynamics AX allerdings eine Vielzahl von Buchungen auf dem Bankkonto, da die unterschiedlichen Journalzeilen verschiedene Finanzdimensionskombinationen aufwiesen. Dieser Umstand erschwerte den Bankabstimmungsprozess, weil einer einzigen summierten Bankabbuchung auf dem Kontoauszug eine Vielzahl von Belegbuchungen in Dynamics AX gegenüberstanden.

 

Beispiel
Das nachfolgend dargestellte Beispiel soll die eben beschriebene Problemstellung verdeutlichen.

Beispiel – Erstellung Zahlungsvorschlag

Beispiel – Generierter Buchungsbeleg für die erste Journalzeile

Beispiel – Gebuchte Banktransaktionen

 

A) Änderung Journaleinstellungen
Um nicht eine Vielzahl von Zahlungsbuchungen auf dem Bankkonto, welches für die Buchung des Zahlungslaufes verwendet wird, zu erhalten wurden an den Buchungsjournaleinstellungen die beiden folgenden Parameteränderungen in Bezug auf die Verwendung von Belegnummern und den Detailgrad der Buchungen vorgenommen:

Hinweis: Ursprünglich wies der Parameter ‚neuer Beleg‘ die Einstellung ‚im Zusammenhang mit Ausgleich‘ und der Parameter ‚Detailebene‘ die Einstellung ‚Detaildaten‘ auf.
Nach Umstellung dieser Journaleinstellungen wurde ein weiterer Zahlungslauf erstellt und gebucht. Das Ergebnis dieser Buchung ist im folgenden Screenshot dargestellt und zeigt auf, dass zwar eine einzige Belegnummer für alle Zahlungsbuchungen verwendet wurde, gleichzeitig allerdings keine Zusammenfassung der unterschiedlichen Bankbuchungen erfolgte.

 

B) Änderung Bankkontoeinstellungen
Die Ursache weshalb im vorstehenden Beispiel keine Buchungszusammenfassung erfolgte lag darin begründet, dass die Kreditorenrechnungen mit unterschiedlichen Finanzdimensionskombinationen gebucht wurden und diese Finanzdimensionskombinationen auf die Bankbuchungen vererbt wurden. Im obenstehenden Screenshot kann man dies an den Buchungen auf dem Bankkonto erkennen, welche mit den Kostenstellen Nr. 022, 023 und 024 durchgeführt wurden.
Um dieses Problem zukünftig zu vermeiden, wurden auf Ebene des verwendeten Bankkontos die folgenden Standardfinanzdimensionseinstellungen hinterlegt:

Vor dem Hintergrund der vorgenommenen Standardfinanzdimensionseinstellungen auf Ebene des Bankkontos wurde nun erwartet, dass Dynamics AX eine entsprechende Buchungszusammenfassung der Bankbuchungen vornimmt.

Dies war allerdings nicht der Fall, wie die nachfolgende Darstellung aufzeigt, was darin begründet lag, dass die Finanzdimensionseinstellungen, welche mit der Rechnungsbuchung vorgenommen wurden, die hinterlegten Standardfinanzdimensionseinstellungen auf Ebene des Bankkontos überschrieb.

 

C) Änderung Sachkontoeinstellungen
Um die Problematik mit der Finanzdimensionsvererbung gelöst zu bekommen wurden schließlich auf Ebene des Sachkontos, welches mit dem Bankkonto verknüpft ist, feste Finanzdimensionsgrößen hinterlegt.

Der anschließend durchgeführte Zahlungslauf generierte schließlich die folgende ersehnte zusammengefasste Bankbuchung.

 

D) Modifikation 1 – Unterschiedliche Zahlungstage
Um die Zuverlässigkeit und Stabilität der gewählten Parametrisierung zu testen wurde ein weiterer Zahlungslauf initiiert, diesmal allerdings in der Form, dass die zu zahlenden Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungs-/Buchungsdatumswerten versehen wurden.
Im Ergebnis generierte Dynamics AX nun mehrere Belegbuchungen – jeweils eine pro angegebenem Buchungsdatum – verwendete hierbei allerdings lediglich eine einzige Belegnummer. Das Ergebnis dieser Testbuchung ist im nächsten Screenshot ersichtlich.

Hinweis: Problematisch an den hier dargestellten Buchungen ist, dass Dynamics AX die gleiche Belegnummer für Buchungen mit unterschiedlichem Buchungsdatum verwendet. Diese Art der Belegbuchung ist nach den gängigen Rechnungslegungsvorschriften regelmäßig nicht erlaubt und kann zu Problemen mit den Wirtschafts- und Steuerprüfern führen.

 

E) Modifikation 2 – Unterschiedliche Zahlungsmethoden
In einem weiteren Test wurde abschließend untersucht, welche Auswirkungen die Verwendung unterschiedlicher Zahlungsmethoden auf die generierten Belegbuchungen hat. Das Ergebnis dieses Tests ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt und zeigt auf, dass die Buchungszusammenfassung auch in diesem Fall einwandfrei funktioniert.

 

Zusammenfassung
Innerhalb dieses Beitrags wurde die Zusammenfassung von Zahlungsbuchungen aufgezeigt. Ohne dies explizit anhand von Beispielen auszuführen gilt das oben Gesagte natürlich auf in solchen Fällen, in denen ein Zahlungstransferkonto zum Einsatz kommt, vorausgesetzt eine entsprechende Finanzdimensionsverknüpfung wurde auf Ebene des Sachkontos vorgenommen.

Neben der festen Finanzdimensionsverknüpfung als zwingende Voraussetzung für die Anwendung der hier dargestellten Buchungsdarstellung gilt es insbesondere den dargestellten Zusammenhang zum verwendeten Buchungsdatum zu beachten, da es andernfalls zu Unstimmigkeiten mit den Prüfern des Unternehmens kommen kann.